Innovación

La mejora continua es un elemento a tener en cuenta por las empresas debido a su importancia en la gestión de las mismas.

Los procesos de mejora continua pueden emplearse en todas las actividades que realiza la compañía haciendo de la misma, una entidad eficiente y rentable.

Hay factores en una empresa que merecen especial atención por su importancia en la misma o por requirimientos legales. Uno de ellos es la calidad, tan de moda en la actualidad y cuyo tratamiento y dedicación es vital para la empresa como símbolo de diferenciación y de ventaja con los competidores.

Existe una herramienta o metodología que trata específicamente este tema y que puede adaptarse al resto de la organización, es el ciclo Deming o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Este proceso consta de cuatro pasos:

• Plan ; planificar o preparar a fondo.
• Do ; efectuar o realizar.
• Check ; verificar o comprobar.
• Act ; revisar o actuar.

Es un proceso en forma de ciclo como se muestra a continuación:

Los pasos que hay que realizar son los siguientes:

Paso 1. Plan (Planificar)

Primero se debe estudiar y analizar el proceso definiendo qué cambios pueden mejorarlos y en qué forma se deben llevar a cabo.

Se pueden seguir cinco subfases:

1. Definir los objetivos. Se deben fijar y clarificar los límites del proyecto.
2. Recopilar los datos. Se debe investigar todo el proceso que se quiere mejorar, factores que afectan y elementos que lo componen.
3. Elaborar el diagnóstico. Se deben ordenar y analizar los datos obteniendo con ello un plan de acción para seguir el proceso de mejora.
4. Elaborar los pronósticos. Se deben predecir resultados frente a posibles acciones o resultados.
5. Planificar los cambios. Se deben decidir, explicitar y planificar las acciones y los cambios a instrumentar.

Una secuencia básica podía ser la siguiente:

Paso 1. Planificar

Paso 2. Do (Hacer)

En este paso se efectúan las acciones previstas para el cambio según las decisiones y planificaciones del paso anterior.

Es aconsejable realizarlo primero poco a poco y en pequeña escala, es decir, modificando aspectos sencillos y que no sean críticos. De esta forma, tenemos la posibilidad de revisar las acciones y modifcar aquellos puntos que así lo requieran.

Una vez comprobada la validez del modelo, se puede proceder a su implantación general, llevando las acciones planificadas a todo el proceso.

Acciones genéricas que incluye este paso:

• Formación del personal que deba aplicar las soluciones propuestas.
• Verificación de las acciones correctivas definidas en el plan.
• Introducción de modificaciones si no ha sido positivo el resultado de las medidas correctivas.
• Anotación del trabajo desarrollado y de los resultados obtenidos.

Paso 3. Check (Comprobar)

Una vez llevados a cabo todos aquellos cambios planificados en el proceso, se debe realizar una verificación de los mismos y comprobar los resultados obtenidos comparándolos con los previstos.

Esta comprobación sirve también para verificar la validez del proceso de mejora.

Lo primero que se debe fijar es:

• Qué se va a controlar.
• Cuándo se va a hacer.
• Dónde se piensa controlar.

Paso 4. Act (Actuar)

Todas aquellas modificaciones que se tengan que realizar se efectuarán en esta etapa. Mientras se cambien todos los aspectos necesarios, se irán comprobando y comparando con el objetivo final del proceso, de modo que al final del mismo, se tengan ejecutados todos los cambios previstos.

Es importante destacar que una vez conseguido el objetivo establecido y realizado el ciclo PDCA para un proceso determinado, se debe comenzar otro ciclo PDCA con el resto de actividades de la empresa, así como con las actividades ya revisadas.

De este modo, disponemos de un proceso general donde continuamente y en forma de ciclo se analiza la empresa y se proponen acciones de mejora.

Conclusiones

Con la implantación de un proceso de mejora continua o ciclo PDCA se consigue la estandarización de los procesos, con lo que se garantiza el mantenimiento y control de los procesos.

Con un proceso estándar y generalizado se consigue atender las necesidades de los clientes en un tiempo menor pudiendo adelantarnos a la competencia.

Este ciclo se centra en la prevención antes que en la reparación, es decir, se observa y corrige las aspectos necesarios antes que se originen posibles problemas que afecten a la empresa y especialmente a la calidad de los productos y servicios y a su imagen corporativa.

Definición

La mejora continua es una herramienta de incremento de la productividad que favorece un crecimiento estable y consistente en todos los segmentos de un proceso.

La mejora continua asegura la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a cabo. Algunas de las herramientas utilizadas incluyen las acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes. Se trata de la forma más efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las organizaciones.

En el caso de empresas, los sistemas de gestión de calidad, normas ISO y sistemas de evaluación ambiental, se utilizan para conseguir el objetivo de la calidad.

Requisitos

Podemos enumerar cinco requisitos básicos para llevar a cabo un proceso de mejora continua:

• Apoyo en la gestión.
• Feedback y Revisión de cada uno de los pasos que se realizan.
• Establecimiento de la responsabilidad de cada acto realizado.
• Delegación de poder para el trabajador.
• Mediciones reales de la situación de cada paso.

Es muy recomendable que la mejora contínua sea vista como una actividad sostenible en el tiempo y regular y no como un arreglo rápido frente a un problema puntual.

Para la mejora de cualquier proceso se deben dar varias circunstancias:

• El proceso original debe estar bien definido y documentado.
• Debe haber varios ejemplos de procesos parecidos.
• Los responsables del proceso deben poder participar en cualquier discusión de mejora.
• Un ambiente de transparencia favorece que fluyan las recomendaciones para la mejora
• Cualquier proceso debe ser acordado, documentado, comunicado y medido en un marco temporal que asegure su éxito.

Generalmente, se puede conseguir una mejora continua reduciendo la complejidad y los puntos potenciales de fracaso mejorando la comunicación, la automatización y las herramientas y colocando puntos de control y salvaguardas para proteger la calidad en un proceso.

Beneficios de la mejora continua

Como beneficios básicos que podemos encontrarnos gracias a la aplicación de procesos de mejora continua:

• El aumento del rendimiento mediante la mejora de las capacidades de la organización.
  Al disponer de una buena técnica difícilmente mejorable a un coste aceptable, es más barato intentar mejorar el producto final por otros métodos más económicos, e igualmente eficaces. La empresa, tiene un carácter social, puesta está formada por miembros con un mismo objetivo común. Mejorando la marcha de las relaciones del organismo, se aumenta la capacidad de conseguir los objetivos y metas.
• Concordancia con la mejora de actividades a todos los niveles con los planes estratégicos de la organización.
  Deben mejorarse las actividades que realmente tengan influencia en la calidad final del producto. No deben desperdiciarse esfuerzos y recursos para desarrollar aspectos que no tienene relación con la consecución de los objetivos.
• Flexibilidad para reaccionar rápidamente ante las oportunidades.
  Una buena forma de progresar, es identificar y aprovecharse de las oportunidades. Si se requiere menos esfuerzo para conseguir la tarea, no se gastará más para obtener los mismos recursos y resultados,por lo tanto, el avance que supone aprovechar la oportunidad, hace mas fácil la consecución de los objetivos.