Innovación

La Vigilancia del Entorno es un factor muy importante para la empresa cuando quiere diagnosticar el mercado y sector donde opera.

Con la información obtenida de esta vigilancia, la empresa está más capacitada y mejor preparada para tomar decisiones con sus productos o servicios o con la estrategia general de la compañía.

Estas decisiones serán tomadas con un menor riesgo y una mayor fiabilidad, aunque el éxito final de la decisión depende de otros factores sobre los que la empresa no puede actuar.

A continuación, se presenta un caso práctico que trata sobre este tema con unos breves comentarios sobre lo que es la vigilancia del entorno y sus funcionamiento según la Norma UNE 166006:2006 y algunos ejemplos de aplicación de la misma.

Realización de la Vigilancia Tecnológica o del Entorno

Podemos distinguir cinco fases en la realización de la Vigilancia del Entorno:

1. Caracterización de los procesos de Vigilancia del Entorno.
2. Proceso de identificación de las necesidades, fuentes y medios de acceso a la información.
3. Proceso de búsqueda, tratamiento y validación de la información.
4. Proceso de puesta en valor de la información.
5. Resultado de la Vigilancia del Entorno.

Caracterización de los procesos de Vigilancia del Entorno.

Estos procesos podrán tener dos enfoques de trabajo posibles y complementarios:

• La búsqueda e investigación de lo desconocido.
• La búsqueda y seguimiento sistemático de novedades en áreas acotadas.

Además, incluyen la observación, captación de datos científico-técnicos y de mercado, análisis y difusión de los mismos, así como la toma de decisiones en función de estos datos para aprovechar las oportunidades o evitar amenazas relacionadas con el posicionamiento tecnológico de la organización.

Proceso de identificación de las necesidades, fuentes y medios de acceso a la información.

Se realizan tres actividades clave en este proceso:

• Identificación de necesidades de información.
• Identificación de fuentes internas y externas de información.
• Medios de acceso a las fuentes.

Proceso de búsqueda, tratamiento y validación de la información.

El sistema de Vigilancia del Entorno deberá incluir un proceso que haga referencia a la búsqueda y tratamiento de la información, estableciendo un sistema de gestión que permita disponer de estos datos según la necesidad de la organización. A su vez la empresa deberá disponer de algún sistema que permita la difusión de esta información dentro de la entidad.

Proceso de puesta en valor de la información.

Una vez validada la información obtenida y de cara a la toma de decisiones, habrá que hacer un análisis según los criterios establecidos por la organización.

Tendrá una consideración especial aquellas características de la información que tengan que ver con:

• Carácter anticipativo.
• Reducción de riesgos.
• Progresos requeridos.
• Innovación.
• Cooperación.
• Adecuación a la estrategia empresarial.

A continuación, se presenta un diagrama resumen de los flujos de información, procesos afectados y los resultados en la Vigilancia del Entorno.

Flujos de información de Vigilancia del Entorno

Resultado de la Vigilancia del Entorno.

El principal resultado de la Vigilancia del Entorno será el conocimiento adquirido por la empresa para que ésta pueda anticiparse a los cambios con el mínimo riesgo posible. El conocimiento generado será, habitualmente, intangible y, por lo tanto, de difícil cuantificación inicial.

A continuación, se muestra un flujograma del proceso necesario para llevar a cabo una Vigilancia Tecnológica o del Entorno con las actividades principales a desarrollar (identificación, adquisición, tratamiento,  difusión y valoración de la información) y las ideas obtenidas derivadas del estudio del entorno.

Proceso de Vigilancia Tecnológico o del Entorno

Dentro de la familia de normas UNE 166000 existe una específica que trata la vigilancia tecnológica y del entorno: Norma UNE 166006:2006

Concepto

La vigilancia tecnológica es una herramienta clave en el marco de los sistemas de gestión de I+D+i, puesto que constituye un primer escalón para obtener ideas útiles para nuevos proyectos, procesos y sistemas de I+D+i, que concluirán finalmente con la elaboración de un nuevo producto, servicio o proceso para la organización.

De forma sistemática, la Vigilancia Tecnológica o del Entorno detecta, analiza, difunde, comunica y explota los datos técnicos utilizables por la empresa, estando alerta sobre las distintas innovaciones tecnológicas y científicas susceptibles de generar oportunidades y amenazas para la misma.

Objeto y Campo de aplicación

Permite la formalización y estructuración del proceso de escucha y observación del entorno para permitir apoyar la toma de decisiones a todos los niveles de la empresa. De esta forma, contribuye a constituir las bases para definir la posición estratégica que debe tomar la organización, sus objetivos en materia de I+D+i  y el esquema organizativo adecuado, permitiendo principalmente:

• Realizar de forma sistemática la observación y búsqueda de señales de cambio enfocadas a la captura de información, selección, análisis, difusión y comunicación para convertirla en conocimiento.
• Alertar sobre las innovaciones científicas o técnicas susceptibles de crear oportunidades o amenazas.
• Investigar los hallazgos realizados para el desarrollo de nuevos productos, servicios y procesos.
• Buscar soluciones tecnológicas a problemas de la organización.

El campo de aplicación de esta norma abarca a todas aquellas organizaciones, independientemente del tamaño de éstas o de su naturaleza y actividad, que establezcan un sistema de gestión de I+D+i y realicen proyectos I+D+i.

Requisitos generales de un Sistema de gestión de Vigilancia del Entorno

Como requisitos generales podemos encontrarnos conque la empresa debe:

• Identificar áreas y objetivos prioritarios de actuación del sistema de Vigilancia del Entorno.
• Asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para permitir la operación y el seguimiento del proceso.
• Realizar el seguimiento, la medición, y el análisis del proceso.
• Llevar a cabo las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua del proceso.

En caso de que la organización estime oportuno la contratación externa del proceso o parte del mismo deberá realizar un control del proceso contratado, identificando claramente a éste dentro del sistema de Vigilancia del Entorno.

Compromiso y Responsabilidades de la Dirección

La alta dirección de la empresa debe manifestar su compromiso fiel con el desarrollo e implantación del sistema de Vigilancia del Entorno, así como la mejora continua de su eficacia. Lo conseguirá:

• Comunicando a la organización la importancia del sistema de Vigilancia del Entorno.
• Asegurando el establecimiento de los objetivos necesarios.
• Realizando las revisiones oportunas.
• Garantizando la disponibilidad de los recursos pertinentes.
• Facilitando la utilización de los resultados en la toma de decisiones.

Provisión y Gestión de recursos

Habrá que proporcionar los recursos necesarios para implantar, mantener y mejorar la eficacia del sistema de Vigilancia del Entorno:

• Humanos con habilidades especializadas, competente y formado, además de motivado y consciente de la importancia de sus actividades.
• Infraestructura de la organización y recursos tecnológicos: espacios de trabajo y servicios correspondientes, así como equipos y herramientas, tanto hardware como software, y servicios de apoyo.
• Recursos financieros.

Contratación de los servicios de Vigilancia del Entorno

La empresa podrá subcontratar aquella parte de la Vigilancia del Entorno que crea necesaria a prestatarios de servicios de Vigilancia del Entorno externos siempre que se ajusten a las especificaciones que esta norma hace para tales efectos. El proceso de contratación se rige por las etapas de:

• Especificación de necesidades objeto de la contratación: Las funciones o las áreas que se desean cubrir, la finalidad y orientación de la Vigilancia del Entorno, fuentes de información disponibles en la organización, etc.
• Evaluación de la oferta de la prestación.
• Formalización del acuerdo en un documento o contrato.

Definición de Vigilancia del entorno

La Vigilancia Tecnológica o, más general, del Entorno Competitivo donde opera la compañía es el proceso medianta el cual se observa y analiza todo el entorno que rodea a la empresa. Aspectos científicos, tecnológicos, del mercado, legales, etc. deben ser estudiados para conocer las posibles amenazas y oportunidades que puede tener la organización y saber, en ese caso, cómo poder actuar y qué medidas poder tomar para hacerlas frente.

Este proceso debe realizarse de manera sistemática y debe estar unido al plan estratégico de la compañía, ya que de los resultados obtenidos en el análisis del entorno se tomarán todas las medidas necesarias que ayuden a cumplir la estrategia y los objetivos corporativos establecidos y a determinar nuevas estrategias acordes al entorno competitivo donde se realiza la actividad.

Ventajas de la Vigilancia del Entorno

Como ventajas podemos encontrarnos con las siguientes:

• Aportan información de valor a la organización.
• Aumentan las posibilidades de generar acciones que permitan anticiparse en el mercado.
• Reducen los riesgos asociados a las actividades de I+D+i.
• Fomentan la cooperación y abren nuevas oportunidades de mercado.
• Posibilitan la generación de nuevos productos de I+D+i.
• Permiten identificar señales de cambio (emergentes) que pueden llegar a tener un gran impacto en la empresa.

Factores que se deben vigilar

Las organizaciones deben conocer las necesidades de información de cada área estratégica. Estas necesidades pueden resultar de la evolución y las tendencias en los mercados, productos, tecnologías, entorno (legislación, finanzas, economía, política…), clientes, competidores, etc.

Dependiendo del área podemos encontrarnos diferentes tipos de información:

• Tecnologías ; información relacionada con tecnologías disponibles o emergentes, países líderes en estas tecnologías, nuevas líneas de investigación en el sector donde opera la empresa, tecnologías de la competencia, patentes solicitadas y concedidas en el sector, etc.
• Mercados ; información relacionada con el posicionamiento en el mercado, cuota de mercado, distribuidores, canales de distribución, barreras de entrada y salidad a los diferentes mercados, etc.
• Productos ; información relacionada con las líneas de producto actuales y futuras, seguimiento de los productos de la competencia, desarrollo de nuevos productos, etc.
• Entorno ; información sobre legislación y normas técnicas, políticas, sociología, medioambiente, economí, etc.
• Clientes ; información sobre las necesidades y demandas de los clientes, sus hábitos, sus perfiles, etc.
• Competidores ; información sobre la competencia actual y potencial.

Las auditorías de necesidades de información son una importante herramienta que, teniendo en cuenta la política y objetivos de I+D+i si existiera en la organización, permitirán conocer las diferentes necesidades en cada una de las áreas estratégicas. Los responsables de cada departamento o área pueden aportar información muy valiosa en este sentido.

Como el entorno de la empresa/organización está sujeto a constantes cambios, es importante mantener actualizadas constantemente las necesidades de información, porque esto ayudará a reorientar las estrategias de la empresa en correspondencia a la dinámica del sector en el que se desempeñe la actividad empresarial.

Obtención de la información necesaria

La información se puede obtener de diferentas fuentes del mercado, como por ejemplo:

• Fuentes formales ; como bases de datos de patentes, publicaciones científicas, boletines oficiales de publicaciones de normativas, revistas especializadas del sector, bibliotecas, etc.
• Fuentes informales ;  como proveedores, clientes, conocimiento propio de la empresa, exposiciones en ferias, consultores, competidores, distribuidores, redes sociales,

Existe una normativa que regula y establece los requisitos para un proceso de Vigilancia Tecnológica y del Entorno eficaz: Norma UNE 166006:2006