Innovación

Certificar o no, ¿Compensa?

La pregunta clave es si compensa implantar un sistema de gestión de I+D+i y certificarlo o no.

Seguir los requisitos que establece la norma para diseñar un sistema eficaz y útil que permita una adecuada organización y unas pautas de comportamiento es una ayuda a la hora de realizar un proyecto de I+D+i. Los proyectos pueden realizarse de cualquier manera, pero si se dispone de una metodología que describa paso a paso las actividades que se han de ejecutar y una organización adecuada para obtener un producto eficientemente, la probabilidad de éxito del mismo aumenta.

Estas normas estipulan unos requisitos que permiten logran una organización eficaz y que, por lo tanto, la realización de un proyecto de I+D+i es más fácil y rápida.

Por ello, de forma genérica, se puede afirmar que es conveniente seguir los requisitos de esta norma a la hora de desarrollar un sistema de gestión o un proyecto de I+D+i.

Otro caso distinto es si compensa la certificación.

El proceso de certificación supone un coste añadido para la empresa, se producen gastos por la mera certificación, por contratación de una consultora que ayude a cumplir cada uno de los requisitos establecidos en la normativa, por la protección legal del producto resultante, etc.

No obstante, existen beneficios como deducciones fiscales o una mejora de la imagen en el exterior.

La empresa deberá valorar económicamente si le compensa o no proceder a la certificación, si los ingresos que va a obtener son superiores a los gastos que va a hacer frente, así como si el producto resultante del proceso de I+D+i merece la pena ser protegido o se acude directamente al mercado sin restricciones de uso ni de producción o imitación.

En el ejemplo seguido hasta ahora, nos encontramos con una empresa fabricante de muebles de madera que tras un análisis de su cartera de productos optaba por la mejora de uno de sus productos (S2) y el diseño y fabricación de dos nuevos (M6 y S6).

La empresa pretende realizar tres proyectos de innovación y para ello establece un sistema de gestión que le sirva para controlar todo el proceso y organizar eficazmente las actividades. Como ejemplo de buenas prácticas sigue los requisitos de la normativa, en este caso la norma UNE 166001, para llevar a cabo el proyecto.

No obstante, el producto obtenido es fácilmente imitable y la ventaja competitiva que se produce puede verse reducida en un período de tiempo más o menos corto. Aún así, debido a las características del producto y al coste en que va a incurrir por la certificación decide finalmente no proceder a la misma.

Por lo tanto, como conclusión, seguir los requisitos de la norma es conveniente porque presenta un buen sistema de gestión, pero la certificación del mismo o del proyecto ha de valorarse económicamente. Dependerá del proyecto y producto resultante o de que la empresa se pueda permitir la certificación para presentar al proceso y obtener la misma.

Las Normas UNE 166000 son un conjunto de normas que facilitan el desarrollo de sistemas de gestión de proyectos de I+D+i. Esto no implica que no se pueda llevar a cabo un proyecto de innovación sin seguir los requisitos de estas normas, pero cumpliéndolas se asegura una gestión adecuada y ordenada de un proyecto de innovación y permite disponer de un sistema acorde con las instituciones que certifican la naturaleza de un proyecto y, por lo tanto, aplicar subvenciones o ayudas fiscales.

Ventajas e Incovenientes de implantar las Normas UNE 166000:

Las ventajas para una compañía si implanta un sistema de gestión basado en las norma UNE 166000 son:

• Fomentar las actividades de I+D+i.
• Proporcionar directrices para organizar un sistema de gestión de forma eficaz.
  • Análisis de la situación tecnológica interna y externa.
  • Identificación y valoración de las amenazas y oportunidades de la evolución tecnológica.
  • Definición de los objetivos básicos de las actividades de I+D+i.
  • Selección y gestión de una adecuada cartera de proyectos de I+D+i.
• Asegurar que no se pierdan actividades susceptibles de generar tecnologías propias y patentes, a través de las cuáles pueden obtenerse beneficios adicionales por la transferencia tecnológica o mediante desgravaciones fiscales.
• Potenciar la I+D+i como factor diferencial de competitividad y considerarla como tal en los esquemas de reputación corporativa.
• Ayudar a la planificación, organización y control de las unidades de I+D+i, lo que conlleva un ahorro de recursos y una mejora de la motivación e implicación de los trabajadores.

Como incovenientes nos encontramos con los costes en que se incurre cuando se lleva a cabo una gestión a través de un sistema de normas 166000, estos desembolsos son una inversión y un factor necesario para la mejorar la competitividad de la empresa, pero suponen un esfuerzo económico considerable dependiendo del proyecto que, en ocasiones, resulta imposible de realizar. No obstante, existen medidas públicas, bien subvenciones, bien préstamos blandos, que ayudan en el desembolso de los gastos necesarios para llevar a cabo las actividades de I+D+i.

Normas UNE 166000:

De entre las distintas normas que componen esta familia, podemos destacar:

• Norma UNE 166000:2006 ; se presenta una serie de terminología y definiciones que ayudan a identificar las actividades de I+D+i.
• Norma UNE 166001:2006 ; se presenta una serie de requisitos a cumplir para llevar a cabo un proyecto de I+D+i de forma eficaz y ordenada en consonacia con las políticas de I+D+i de la empresa o los objetivos del proyecto.
• Norma UNE 166002:2006 ; se presenta una serie de requisitos y directrices para organizar y preparar un sistema de gestión de I+D+i eficaz e idóneo en la realización de actividades innovadoras en la compañía.
• Norma UNE 166006:2006 ; se presenta una serie de requisitos para mejorar la competencia de las empresas en materia de vigilancia del entorno.

Requisitos de las Normas UNE 166000:

Los requisitos recogidos en estas normas son genéricos y pueden ser aplicables a todas las empresas independientemente del tipo de compañía y del proyecto que se realice. Con estos requisitos, se consigue establecer unas bases con las que operar y llevar a cabo un sistema de gestión de I+D+i eficaz y útil y demostrar frente a terceros la calidad y eficiencia tanto del sistema de gestión como del proyecto realizado. Hay que mencionar que si se excluye algún requisito de los estipulados en las normas, las entidades certificadoras no podrán alegar el cumplimiento de las mismas, salvo casos excepcionales como, por ejemplo, si por las características del producto se ha de obviar algún requisito para su realización.

Como requisitos mínimos que se deben cumplir de forma genérica nos encontramos:

• Responsabilidades ; se debe establecer un responsable del proyecto identificando cuáles son las funciones y obligaciones que le corresponden.
• Memoria ; se redactará documentación identificando todos aquellos aspectos importantes del sistema y del proyecto. Como contendido mínimo hay que reflejar:
  • Objetivos a cumplir y la planificación para cumplirlos.
  • Cuál es la innovación y novedad del producto.
  • Protección de la propiedad del producto obtenido.
  • Legislación y otras regulaciones.
• Planificación ; se debe destacar:
  • Aspectos generales del proyecto a realizar.
  • Identificar y gestionar los riesgos y los elementos o puntos críticos que puedan surgir a lo largo del proyecto.
  • Fases y tareas y las relaciones entre ellas (recursos, personal, plazo, etc.).
  • Estructura de la organización y del personal participante en el proyecto.
• Presupuesto ; es un aspecto importante donde deberá reflejarse con el mayor detalle posible:
  • Aspectos generales del proyecto.
  • Estimación y control de costes.
  • Recursos asignados al proyecto.
• Control de la documentación del proyecto ; se establecerá un mecanismo que detalle, identifique, registre y almacene toda la documentación que se genere a lo largo del proyecto.
• Seguimiento del proyecto ; se recogerá periódicamente la evolución del programa del proyecto controlando las tareas realizadas, los plazos de ejecución, los recursos consumidos, etc. Se realizarán informes de todos los seguimientos llevados a cabo que serán, a su vez, controlados y almacenados.

Etapas de la certificación:

Para verificar la certificación del sistema de gestión implantado en la empresa se siguen 6 etapas:

• Oferta ; la entidad certificadora estudia la empresa y emite una oferta para ser estudiada por la organización.
• Solicitud de certificación de la empresa ; si se acepta oferta, la entidad entrega documentación a la empresa para ser rellenada comenzando, de ese modo, el proceso de verificación.
• Fase 1 ; en esta etapa habrá una reunión inicial y otra final donde se presentará la empresa y cómo va a ser el proceso de certificación y se emitirá un informe con el resultado final. Este informe se generará después de evaluar la implantación del sistema de gestión y los requisitos establecidos en la norma y la adecuación de la documentación.
• Fase 2 ; se realiza una auditoría del sistema de gestión, se confirman los aspectos tratados en la Fase 1 y se comprueban los demás elementos del sistema presentando las conclusiones finales sobre la adecuación o no del sistema de gestión de la empresa con los requisitos de la normativa.
• Acuerdo de concesión o denegación de la certificación ; se realiza por escrito y con acuse de recibo por parte de la empresa. La certificación tiene un período de vigencia de tres años.
• Seguimiento y Renovación ; se realiza una revisión de los requisitos de la norma anualmente por parte de la entidad certificadora, es un proceso similar al descrito anteriormente. A los tres años, se efectuará una auditoría más exhaustiva que servirá para la renovación de la certificación.